Automatiser l’archivage des factures PDF reçues par Gmail dans Google Drive

🔍 Contexte : pourquoi automatiser la récupération des factures ?

Quand on gère beaucoup d’emails, certaines informations importantes finissent inévitablement noyées dans la masse.
C’est particulièrement vrai pour les factures de licences, abonnements et services en ligne.

Dans mon cas, ces factures arrivent bien par email… mais au moment de faire la comptabilité :

• Je dois fouiller dans Gmail
• Tester plusieurs mots-clés
• Ouvrir plusieurs emails avant de trouver le bon PDF
• Et parfois… constater qu’une facture a été oubliée

L’objectif de cette procédure est simple :
extraire automatiquement les factures PDF de Gmail et les stocker proprement dans Google Drive,
sans intervention manuelle.

💡 Principe général de la solution

La solution repose uniquement sur des outils Google :

1. Gmail applique automatiquement un libellé aux emails contenant des factures
2. Un script Google analyse ces emails
3. Les pièces jointes PDF sont enregistrées dans un dossier Google Drive
4. Les emails sont marqués comme traités pour éviter les doublons

Aucun service externe, aucun abonnement, aucune donnée transmise à un tiers.

📧 Étape 1 — Créer le filtre Gmail

Commencez par créer un filtre dans Gmail afin d’identifier automatiquement les emails contenant des factures.

🔹 Comment faire

1. Ouvrez Gmail
2. Cliquez dans la barre de recherche en haut
3. Cliquez sur l’icône de réglages (petits curseurs)
4. Renseignez un ou plusieurs critères :
   • Expéditeur (ex : [email protected])
   • Objet contient : invoice, facture, receipt
5. Cliquez sur Créer un filtre
6. Cochez Appliquer le libellé → créez le libellé :
   FACTURES_PDF
7. (Optionnel) Cochez Ignorer la boîte de réception

📁 Étape 2 — Créer le dossier Google Drive

Créez ensuite le dossier qui recevra automatiquement les factures PDF.

Google Drive
└── Compta
    └── Factures licences

Notez précisément le nom du dossier : il devra correspondre exactement dans le script.

⚙️ Étape 3 — Créer le script Google Apps Script

🔹 1. Créer le projet

1. Ouvrez https://script.google.com
2. Cliquez sur Nouveau projet
3. Supprimez le code par défaut affiché

🔹 2. Coller le script

const labelName = 'Factures_2026';
const folderName = 'Factures fournisseurs';
  

function savePdfAttachments() {
  const labelName = 'FACTURES_PDF';
  const folderName = 'Factures licences';

  const label = GmailApp.getUserLabelByName(labelName);
  if (!label) return;

  const folders = DriveApp.getFoldersByName(folderName);
  if (!folders.hasNext()) return;
  const folder = folders.next();

  const threads = label.getThreads();

  threads.forEach(thread => {
    thread.getMessages().forEach(message => {
      message.getAttachments().forEach(att => {
        if (att.getContentType() === 'application/pdf') {
          const dateStr = Utilities.formatDate(
            message.getDate(),
            Session.getScriptTimeZone(),
            "yyyy-MM-dd"
          );
          folder.createFile(att.copyBlob())
                .setName(dateStr + ' - ' + att.getName());
        }
      });
    });
    thread.removeLabel(label);
  });
}
  

🔹 3. Enregistrer et exécuter le script

1. Cliquez sur l’icône 💾 pour enregistrer
2. Vérifiez que la fonction sélectionnée est savePdfAttachments
3. Cliquez sur le bouton ▶ Exécuter

🔐 Autorisations Google : explication importante

Lors de la première exécution, Google demande l’autorisation d’accéder à Gmail et Drive.

⏱️ Étape 4 — Automatiser l’exécution

1. Dans Apps Script, cliquez sur l’icône ⏱️ Déclencheurs
2. Cliquez sur Ajouter un déclencheur
3. Fonction : savePdfAttachments
4. Type : Basé sur le temps
5. Fréquence : toutes les heures (ou 1 fois par jour)

À partir de maintenant, le processus est entièrement automatique.

✅ Conclusion

Cette automatisation permet de fiabiliser la gestion des factures sans changer ses habitudes.
Les emails restent dans Gmail, mais les documents importants sont centralisés dans Drive,
prêts pour la comptabilité ou un expert-comptable.

Une mise en place unique pour un gain de temps durable.

🚀 Vous préférez nous confier cette automatisation ?

Pas le temps ou l’envie de manipuler Apps Script ? On peut mettre en place une automatisation fiable, sécurisée,
et adaptée à votre organisation (classement par année, par fournisseur, Drive partagé, etc.).

Intervention rapide • Garantie satisfaction • Support inclus